Corporate Governance

ETISKE RETNINGSLINJER

Formål

Verdiene våre vis skaperkraft, vis omtanke, vær engasjert og vær forutseende former vår bedriftskultur og danner grunnlaget for våre etiske retningslinjer.

Våre etiske retningslinjer definerer hvordan vi driver virksomheten, etablerer en sunn bedriftskultur og bevarer Selvaag Eiendoms integritet. De etiske retningslinjene beskriver de grunnleggende etiske standardene vi alltid må respektere, og sammen med Selvaag sin verdihåndbok og vår strategi skal de binde oss sammen, definere hvordan vi forholder oss til hverandre og bidra til at vi etterlever standarder for god forretningsskikk.

Selvaag Eiendoms ansatte, styremedlemmer og andre som representerer Selvaag Eiendom skal opptre i tråd med retningslinjene. Det stilles en særskilt forventning til tillitsvalgte og ledere med hensyn til å følge og fremme de etiske retningslinjene. Selvaag Eiendom forventer også at kunder og tilknyttede selskaper respekterer prinsippene. Selvaag Eiendom har egne etiske retningslinjer for leverandører, og vi krever at alle leverandørene våre følger dem.

1. Vårt forhold til omverdenen

1.1 Vi overholder lover og regler

Selvaag Eiendom skal følge gjeldende lover, regler og offentlige pålegg for det landet selskapet opererer i. Vi forplikter oss til å holde høy etisk og moral standard og følger anerkjente standarder for ansvarlig forretningsdrift, herunder OECD sine retningslinjer for flernasjonale selskap. Selskapet følger også praksis til god eierstyring og selskapsledelse. Det er styremedlemmenes plikt og de ansattes personlige ansvar å overholde de standarder og begrensninger som gjelder. Det inkluderer også reglene som har med regnskap og revisjon å gjøre samt interne regler (så sant disse ikke er i konflikt med gjeldende lovgivning).

1.2 Vi vektlegger miljø og klima

Selvaag Eiendom skal opptre som et miljøansvarlig selskap. Vi skal bestrebe og minimere våre egne miljøutslipp gjennom energieffektivisering, bærekraftige løsninger og estetikk. Hele livssyklusen til våre eiendommer skal vektlegges. Vi skal bestrebe at våre eiendommer bidrar positivt i samfunnet og i bybildet til glede for både dagens kunder, samfunnet og fremtidige generasjoner.

1.3 Vi viser respekt for menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter

I Selvaag Eiendom respekterer og etterlever vi grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, herunder FNs verdenserklæring om menneskerettigheter og ILOs kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter og prinsipper i arbeidslivet.

Vi aksepterer ingen form for trakassering eller diskriminering som følge av rase, religion, nasjonalitet, seksuell legning, kjønn eller annet. Vi tolerer ingen adferd som kan oppfattes som truende eller nedverdigende.

Selvaag Eiendom skal etablere og håndheve systemer for å minimere risiko for at selskapet forårsaker eller medvirker til brudd på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i vår drift eller gjennom våre leverandører og forretningsforbindelser. Ledere og ansatte med særlig ansvar skal følge gjeldende prosedyrer for integritetsundersøkelser og risikobaserte aktsomhetsvurderinger angående menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og utøve tilsyn i kontraktsperioden.

1.4 Vi kommuniserer tydelig og korrekt

Vi er opptatt av at vi i Selvaag Eiendom konsernet skal være profesjonelle og til å stole på. Dette skal reflekteres gjennom all vår kommunikasjon, informasjon og kontakt med media og offentligheten. Som ansatt i Selvaag Eiendom skal du ha respekt for dette og være bevisst hvordan du representerer konsernet. Uttalelser til media skal kun skje i samsvar med den til enhver tid gjeldende Mediepolicy eller i samråd med administrerende direktør i Selvaag Eiendom.

2. Vår arbeidsform

Vi fatter våre vedtak på et solid, faglig grunnlag og på rett nivå. Vi fatter vedtak basert på solide faglige vurderinger og analyser av faktiske forhold. Et hvert vedtak fattes på riktig nivå i samsvar med gjeldende fullmaktsregler. Vi gjør oss kjent med fullmaktstrukturen i Selvaag Eiendom, kjenner egne fullmakter og opptrer i samsvar med disse. Du skal videre kjenne din kompetanse og ikke gå utover din ekspertise på en måte som kan gå utover levert eller opplevd kvalitet på Selvaag Eiendom sine leveranser.

2.1 Vi setter Selvaag Eiendoms interesser først

Selvaag Eiendom respekterer den enkelte medarbeiders private og personlige interesser, men forventer åpenhet og lojalitet overfor konsernet og konsernets interesser. Medarbeidere skal ikke søke å oppnå fordeler som er upassende eller på annen måte kan tenkes å skade konsernets interesser. Det er ikke tillatt å ha lønnet arbeid, eierinteresser eller påvirkningsmuligheter i forretningsvirksomhet hvis dette kan tenkes å svekke din lojalitet til konsernet.

Vi skal vise stor aktsomhet i forhold til privat bruk av konsernets leverandører. Vare- og tjenestekjøp som kan stille tvil om den ansattes integritet eller påvirke konsernets omdømme, skal ikke forekomme. Dette gjelder uansett om den ansatte deltar i beslutningsprosessene om bruk av den aktuelle leverandøren eller ikke.

Du må ikke ta del i eller søke å påvirke en beslutning når det foreligger forhold som er egnet til å svekke tilliten til din objektivitet og uavhengighet. Skulle du bli oppmerksom på en mulig interessekonflikt skal du selv ta initiativet til å vurdere dette og kontakte din overordnede.

2.2 Vi respekterer at informasjon er taushetsbelagt

Å respektere personvernet er en grunnleggende verdi for Selvaag Eiendom som et ansvarlig, pålitelig og etisk selskap. Vi har taushetsplikt om kunders, medarbeiders, leverandørers og andre personlige eller forretningsmessige forhold, som vi får kjennskap til gjennom vårt arbeid i Selvaag Eiendom. Dette gjelder opplysninger om forretningsmessig drift, sikkerhetsmessige forhold, personopplysninger og forhold som er av internt og/eller fortrolig art. Taushetsplikten gjelder både utad og i forhold til kollegaer som ikke har behov for opplysningene i sitt arbeid. Vi gir ikke taushetsbelagte opplysninger til tredje part uten skriftlig samtykke fra den som er beskyttet eller hvor dette er hjemlet i lov eller forskrift.

Taushetsplikten er ikke til hinder for varsling om kritikkverdige forhold.

2.3 Vi forvalter selskapets eiendom og eiendeler på en ansvarlig måte

Vi behandler Selvaag Eiendom konsernets eiendom og eiendeler på en betryggende og sikker måte. Vi skal respektere tilgangskontroller, sikkerhetsbestemmelser som er gjeldende for bruk av konsernets eiendeler, lokaler, IT teknisk utstyr og elektronisk informasjon.

2.4 Vi har god intern kontroll som sikrer korrekt regnskapsinformasjon og kvalitet i prosessene

Vi sørger for god internkontroll i de prosessene vi er involvert i ved at vi gjennomfører kontrolltiltak i henhold til dokumenterte retningslinjer.

2.5 Vi forvalter informasjon- og IT-systemer på en ansvarlig måte

Selvaag Eiendom behandler og bruker informasjon, IT-systemer og internett-tjenester på en ansvarlig og profesjonell måte. Elektroniske data som er lagret i Selvaag Eiendoms IT-systemer er konsernets eiendom. Arbeidsgiver har ikke uten saklig grunn rett til innsyn i ansattes e-post eller private filer som er lagret på Selvaag Eiendom sine IT-systemer.

2.6 Vi har nulltoleranse for korrupsjon, smøring og hvitvasking

Vi aksepterer ikke noen form for korrupsjon. Vi tilbyr eller mottar ikke pengegaver eller andre økonomiske godtgjørelser i den hensikt å skaffe personlige eller forretningsmessige fordeler for oss selv eller andre.

Vi tar sterk mostand fra hvitvasking av penger i enhver form og vil ta nødvendige forholdsregler for å hindre at selskapets transaksjoner kan brukes av andre til hvitvasking.

2.7 Vi er forsiktige med gaver og andre fordeler

Vi er varsomme i forhold til å motta eller gi gaver eller høflighetsgester. Vi tar ikke imot gaver eller annen godtgjørelse hvis det er grunn til å tro at hensikten er å påvirke forretningsmessige beslutninger.

3. Vårt arbeidsmiljø

3.1 Vi har et spesielt fokus på helse, arbeidsmiljø og sikkerhet (HMS)

Hensynet til helse, miljø og sikkerhet skal komme i første rekke, og dette skal også gjelde for alle våre forretningspartnere. Hverken Selvaag Eiendom eller forretningspartnere skal bruke barn som arbeidskraft. Vi ønsker høy grad av tilfredshet blant de ansatte i Selvaag Eiendom konsernet.

Alle ansatte har rett til å danne og tilhøre fagforeninger og forhandle i fellesskap i tråd med gjeldende lover og regler.

3.2 Vi fremmer likestilling og mangfold

Selvaag Eiendom er et selskap som kjennetegnes ved respekt og like muligheter for alle gjennom et profesjonelt, positivt og inkluderende arbeidsmiljø. Selvaag Eiendom stimulerer alle ansatte uavhengig av kjønn, nasjonalitet, religion, funksjonsevne, seksuell orientering, alder og politisk ståsted, til faglig og personlig vekst, medansvar og utnyttelse av sine ressurser. Vi er alle ansvarlige for å bidra til at diskriminering av kollegaer eller sexpress ikke finner sted i Selvaag Eiendom.

3.3 Vi har et rusfritt arbeidsmiljø

Vi har et rusfritt arbeidsmiljø og tar avstand fra sammenblanding av rus og arbeid. Våre sosiale arrangement skal alltid ha alkoholfrie alternativer. Vi tolererer ikke at våre arbeidskolleger er beruset på jobb.

3.4 Vi har rett til å si ifra om kritikkverdige forhold i Selvaag Eiendom

Du oppfordres til å varsle om brudd på lover og regler eller brudd på konsernets etiske retningslinjer. Varsling kan skje tjenestevei, til din nærmeste overordnede, til et medlem av Selvaag Eiendoms ledelse, til et styremedlem, eller til selskapets eksternt tilknyttede samarbeidspartner på varsling via hjemmesiden selvaageiendom.no. Den foretrukne rapporteringsvei er å varle tjenestevei, og foreta intern varsling før ekstern.

All varsling behandles konfidensielt, og vil bli fulgt opp. Unnlatelse fra rapportering av brudd på lover og regler eller de etiske retningslinjene er i seg selv brudd på retningslinjene.

Etiske retningslinjer 24-04-24

REDEGJØRELSE FOR AKTSOMHETSVURDERINGER

Selvaag Eiendom – Redegjørelse for aktsomhetsvurdering av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i leverandørkjeden

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Hovedformålet med loven er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Loven skal også sikre at allmennheten har tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer sin menneskerettighetsrisiko. Selvaag Eiendom har siden lovens ikrafttredelse jobbet systematisk med å etablere et helhetlig system for å ivareta hensyn til menneske-rettigheter og arbeidsforhold i vår virksomhet, leverandørkjede og med våre forretnings-partnere. Selvaag Eiendom er opptatt av å opptre ansvarlig og ønsker å utvise åpenhet rundt vårt arbeid med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gjennom vår årlige redegjørelse.

Vår virksomhet og driftsområde

Selvaag Eiendom er et datterselskap av konsernspiss Selvaag AS i Selvaag konsernet. Selvaag Eiendom utvikler, leier ut og drifter eiendommer innenfor rammer gitt av Selvaag AS. Selvaag Eiendom er opptatt av å drive vår virksomhet bærekraftig, til glede for både dagens kunder og fremtidige generasjoner.

Vårt arbeid med å ivareta menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og leverandørkjede

Retningslinjer og rutiner

Selvaag Eiendom jobber etter et ramme-verk basert på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneske-rettigheter (UNGP), og OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv, jfr. figuren ved siden av.

Selvaag Eiendom har gjennom våre styrende dokumenter etablert krav og retningslinjer for hvordan vi skal jobbe med å ivareta menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Våre etiske retningslinjer er besluttet av styret og vi forplikter oss til å holde høy etisk og moralsk standard og følge anerkjente standarder for ansvarlig forretningsdrift, herunder OECD sine retningslinjer for flernasjonale selskap. Vi har også innført etiske retnings-linjer for våre leverandører for å sikre at våre leverandører har en forretningspraksis som er i samsvar med våre standarder for bærekraft og for at leverandørene våre viderefører.

tilsvarende krav til sine underleverandører. Vår innkjøpspolicy stiller krav til at etiske retningslinjer skal godkjennes av leverandører som del av kontraktinngåelse. Kravene vi stiller går blant annet på organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger, tvangsarbeid, barnearbeid og unge arbeidere, diskriminering, ansettelsesforhold og helse, arbeidsmiljø og sikkerhet.

Selvaag Eiendom har etablert systemer og rutiner for å minimere risiko for at Selvaag Eiendom forårsaker eller medvirker til negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi skal årlig gjennomføre en overordnet aktsomhetsvurdering. Dette er integrert i vårt årshjul. I vår første overordnede aktsomhetsvurdering i 2022 benyttet vi desktopanalyse, dataanalyse, intervjuer og leverandørgjennomgang.

Ettersom arbeidet med aktsomhetsvurderinger er en kontinuerlig prosess har vi også rutiner for hvordan jobber med nye leverandører. Ved nye anskaffelser er det etablert rutiner for risikovurdering basert på våre kjente risikoområder (nærmere omtalt under risiko-vurdering) for å vurdere behovet for å gjøre ytterligere aktsomhetsvurderinger på en eller flere leverandører. Det at vi arbeider risikobasert, betyr at vi prioriterer å undersøke områder med størst risiko for brudd på menneskerettighetsrisiko og hvor vi som selskap har størst påvirkningsmulighet. Når vi gjør risikovurderinger ser vi blant annet etter risiko relatert til retten til liv, retten til helse, rett til sikkerhet (HMS), retten til frihet og fravær av tvang (tvangsarbeid), retten til barndom (barnearbeid), retten til fri bevegelse, retten til likestilling (økonomisk, sosialt, kulturelt), retten til arbeid og sikkerhet for livsopphold (økonomi, sosialt, kulturelt).

Dersom det i risikovurderingen viser seg å være behov for nærmere undersøkelser har vi utarbeidet malverk for oppfølging. Våre rutiner legger også til rette for at all identifisert risiko samles på et sted slik at vi til enhver tid har oversikt over identifiserte risiko og kan følge dette opp på en ansvarlig måte.

Ansvaret for arbeidet med aktsomhetsvurderinger er plassert hos administrerende direktør og følges opp av direktør for økonomi og finans (CFO). Alle ledere og ansatte med ansvar for innkjøp har et særlig ansvar for å sørge for å følge våre prosedyrer for risikobaserte aktsomhetsvurderinger.

Selvaag Eiendom har etablert varslingskanal for kritikkverdige forhold, inkludert brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Varslingskanalen er lett tilgjengelig på våre hjemmesider www.selvaageiendom.no. Alle henvendelser vil bli behandlet iht. selskapets rutiner.

Observasjoner av gjennomført risikovurdering

Åpenhetsloven krever at virksomheten gjennomfører aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. I korte trekk er dette en prosess hvor vi kartlegger, forebygger, begrenser og gjør rede for hvordan en håndterer både eksisterende og potensielle negative konsekvenser av sin virksomhet. Selvaag Eiendom har gjennomført en overordnet risikovurdering for brudd på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i egen virksomhet og i leverandørkjeden i tråd med internasjonalt anerkjent metodikk.

Den overordnede aktsomhetsvurderinger viser at Selvaag Eiendom generelt har lav risikoeksponering knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Av de totalt seks risikoene identifisert i 2023 er alle vurdert som lave eller minimale. Vår virksomhet og våre leverandører er i all hovedsak i Norge hvor risiko knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår er lavere da mye er godt ivaretatt gjennom norsk lovverk og etablert praksis for forholdet mellom arbeidstakere og bedriftsledelse. Vi har ikke identifisert faktiske negative konsekvenser gjennom vår aktsomhetsvurdering.

Alle risikoene som er identifisert i 2023 knyttes til bransje og omhandler anstendige arbeidsvilkår. Dette er risikoområder som dårlige lønns- og arbeidsvilkår og helse, miljø og sikkerhet. Dette er områder hvor vi har lang erfaring med å håndtere risiko og hvor vi også anser at mye er håndtert gjennom vår oppfølging av norsk lovverk. Vi jobber kontinuerlig med disse risikoområdene i vårt daglige arbeid.

Vi opplever videre at det er utfordrende å ha full oversikt over faktisk risiko knyttet til alle ledd i leverandørkjeden. Derfor har vi i vår risikovurdering sett hen til kjent menneske-rettighetsrisiko som knyttes til våre innkjøpskategorier. Risiko for tvangsarbeid og barne-arbeid knyttes hovedsakelig til råmaterialer som inngår som en del av vår leverandørkjede hvor Selvaag Eiendom ikke er direkte innkjøper.

I vår aktsomhetsvurdering i 2022 identifiserte vi flere risikoer men kun en vesentlig risiko for negative konsekvenser. Denne risikoen omhandler innkjøp av et produkt med høy risiko for tvangsarbeid i utvinningen av råmaterialer. Vi har foreløpig ikke kjøpt varer eller tjenester fra denne virksomheten, men vil i forbindelse med en eventuell kontraktsinngåelse i 2024 gjøre en fornyet vurdering av virksomheten og sikre oss at virksomheten iverksetter konkrete tiltak for den vesentlige risikoen. I 2023 har vi som en del av våre innkjøpsrutiner gjennomført aktsomhetsvurderinger for alle nye leverandører der vi forventer innkjøp på mer enn NOK 200 000. For eksisterende leverandører har vi gjennomført en overordnet vurdering av om vi er kjent med endringer i deres virksomhet som kan indikere økt risiko. Vi har ikke identifisert flere vesentlige risikoer enn de som ble identifisert på eksisterende leverandører i 2022.

Vi har i 2023 også gjennomført leverandørrevisjon med fokus på aktsomhetsvurdering av et par av våre sentrale leverandører. Alle virksomhetene synes å ha iverksatt tilstrekkelige og ansvarlige rutiner og retningslinjer for hvordan de skal jobbe med å ivareta menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og hos underleverandører. En av virksomhetene manglet nedskrevne rutiner for hvordan eventuelt brudd/avvik skal følges opp. Vi vil i første halvår 2024 følge opp at de har iverksatt rutiner på dette området som lovet.

Videre oppfølging og forbedringstiltak i 2024

Vi vil i vår videre oppfølging:

1. Prioritere å følge opp leverandører som vurderes å ha vesentlig menneskerettighetsrisiko
2. Benytte særskilte kontraktsvilkår ved vesentlig risiko for negative konsekvenser
3. Kommunisere tydelig forventninger til leverandører på områder med vesentlig risiko for negativ påvirkning
4. Fortsette vårt arbeid med å forbedre våre interne prosesser for gjennomføringen av aktsomhetsvurderinger
5. Fortsette oppfølging og arbeid med underleverandører på rettferdige lønninger og trygge og sunne arbeidsforhold
6. Jobbe med å få ytterligere innsikt i risiko som går lenger bak i leverandørkjeden
7. Følge opp våre underleverandører ved større innkjøp av produkter knyttet til kjent menneskerettighetsrisiko i leverandørkjeden

Formålet med de iverksatte tiltakene er å bidra positivt gjennom vår virksomhet til å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår og redusere vesentlig risiko for negative konsekvenser. Vi forventer at disse tiltakene hovedsakelig vil bidra til å løfte menneskerettighetsperspektivet hos våre leverandører og underleverandører hvor våre identifiserte høyeste risikoområder ligger. Videre vil tiltakene bidra til å systematisere.

Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger